Data Protection for Customers and Suppliers

§ 1 Details zum Controller und Datenschutzbeauftragten

Vanderbilt International GmbH 

Borsigstr. 34

65205 Wiesbaden

Deutschland

Die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten lauten:

Data Protection Officer
@yet GmbH,
Tel: +49 173 416 2933
dpo@acre-int.com

§ 2 Welche personenbezogenen Daten werden von uns verarbeitet (Kategorien de personenbezogenen Daten)?

Als Ihr Lieferant oder Kunde oder der Lieferant oder Kunde Ihres Arbeitgebers müssen wir bestimmte Daten zu Ihrer Person erfassen oder haben dies bereits getan. Dazu gehören insbesondere:

• Vor- und Nachname, u. U. der Mädchenname
• Geschäftsanschrift, Telefonnummer(n) und E-Mail-Adresse(n)
• Geschlecht
• Sprache
• Beruf und akademische(r) Grad(e)
• Arbeitgeber, Position und/oder Stellenbezeichnung beim Arbeitgeber
• Umsatzsteuernummer

Ehe Sie nicht ein verbindliches Vertragsverhältnis mit uns eingegangen sind, Sie sind auch nicht verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen. Die Angabe Ihrer personenbezogenen Daten ist jedoch in der Regel für ein Vertragsverhältnis mit uns nötig, da wir Ihren Auftrag oder Ihre Anfrage bzw. den Auftrag oder die Anfrage Ihres Arbeitgebers andernfalls nicht bearbeiten können.

§ 3 Woher stammen Ihre personenbezogenen Daten (Quellen Ihrer personenbezogenen Daten)?

Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten stammen größtenteils direkt von Ihnen, insbesondere dann, wenn Sie Ihren Auftrag oder Ihre Anfrage bzw. den Auftrag oder die Anfrage Ihres Arbeitgebers verhandeln oder ausführen oder dies bereits getan haben. Manche Ihrer personenbezogenen Daten wurden oder werden von uns selbst zu Verwaltungszwecken Ihrem Datensatz hinzugefügt – wie beispielsweise Ihre interne Kundennummer. Andere personenbezogene Daten wiederum stammen von Dritten, an die wir uns womöglich für die Erfüllung unseres Vertrages mit Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber oder zu Zwecken der Einhaltung der geltenden Gesetze und Richtlinien wenden.

§ 4 Was tun wir mit Ihren personenbezogenen Daten (Zwecke der Verarbeitung sowie Rechtsgrundlage)?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um unseren Vertrag mit Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber zu erfüllen. Dazu gehört insbesondere die Verwaltung, Anforderung oder Ausführung von Zahlungen sowie die Verfolgung unserer bzw. Ihrer Leistungserbringung. Außerdem können wir Ihre personenbezogenen Daten ganz oder teilweise zu Zwecken der Verarbeitung und Erbringung unserer Leistungen oder Dienste Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber bzw. zu Zwecken der Verarbeitung und Erbringung unserer Leistungen oder Dienste unseren Kunden gegenüber offenlegen.

Außerdem können wir Ihre personenbezogenen Daten zu Vertretungszwecken ganz oder teilweise an unsere Steuerberater, Rechtsanwälte und Buchhalter weitergeben, vorausgesetzt, diese unterliegen einer gesetzlich vorgeschriebenen beruflichen Schweigepflicht oder sind vertraglich zur Geheimhaltung verpflichtet. Ferner verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um die geltenden Gesetze und Richtlinien zu erfüllen.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten richtet sich nach Art. 6 Absatz 1. (b) DSGVO[1].

§ 5 Wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten in der Vanderbilt- Unternehmensgruppe (nach wie vor zu Zwecken der Verarbeitung sowie im Rahmen der Rechtsgrundlage)?

Wir gehören einer Gruppe von Unternehmen an, die mit einem zentralen Organ verbunden ist, der Moose Hold Co (UK) Ltd, Suite 7, Castlegate Business Park, Caldicot, Monmouthshire, NP26 5AD, Vereinigtes Königreich. Diese befindet sich im Besitz von Access Control Related Enterprises (ACRE) OPERATING GROUP, LLC, 10161 Park Run Drive, Suite 150, Las Vegas, NV 89145, USA, Delaware, USA. Diese Gruppe von Unternehmen wird als die Vanderbilt-Unternehmensgruppe bezeichnet.

Eine vollständige und aktuelle Liste der Unternehmen der Vanderbilt- Unternehmensgruppe können Sie hier anfordern:https://vanderbiltindustries.com/contact.

Als eine mit einem zentralen Organ verbundene Gruppe von Unternehmen hegen wir ein berechtigtes Interesse an der Weiterleitung von personenbezogenen Daten innerhalb der Gruppe zu internen Verwaltungszwecken. Dazu gehört u. a. die Verarbeitung der personenbezogenen Daten des Kunden oder Lieferanten. Diese Zwecke umfassen insbesondere:

Wie bei anderen Gesellschaften sind unsere Werke, Servicecenter und Verwaltungsabteilungen bei der Vanderbilt-Unternehmensgruppe auf unsere Mitgliedsunternehmen verteilt. Wir arbeiten bei der Bereitstellung unserer Produkte und Erbringung unsrer Dienstleistungen Ihnen bzw. Ihrem Arbeitgeber gegenüber (wenn Sie bzw. Ihr Arbeitgeber Kunden sind) oder beim Erhalt Ihrer Produkte und Dienstleistungen von Ihnen bzw. Ihrem Arbeitgeber (wenn Sie bzw. Ihr Arbeitgeber unsere Lieferanten sind) mit anderen Mitgliedsunternehmen der Vanderbilt-Unternehmensgruppe zusammen. Daher wird die Verarbeitung personenbezogenerDaten von Kunden oder Lieferanten und deren Angestellten unter den Mitgliedsunternehmen der Vanderbilt-Unternehmensgruppe fortgeführt, und zwar u. a. an und von unseren Holdinggesellschaften, Moose Hold Co (UK) Ltd sowie Moose Enterprises Ltd. (UK), beide im Vereinigten Königreich, und zuletzt ACRE LLC, in Delaware, USA.

Um die Verarbeitung personenbezogener Daten einzuschränken und sicher zu gestalten, tun wir u. a. Folgendes:

Nur die für die Bearbeitung Ihres Auftrags zuständigen Angestellten – selbst wenn sie bei einem anderen Mitglied der Vanderbilt-Unternehmensgruppe angestellt sind – haben Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten und sind selbstverständlich verpflichtet, sich bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach sämtlichen gesetzlichen Vorschriften zu richten. Dazu gehört auch die Verpflichtung zur Geheimhaltung. Damit Sie Ihre Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten wahrnehmen können, haben sich alle Mitglieder der Vanderbilt-Unternehmensgruppe zur Wahrung solcher Rechte Ihnen gegenüber verpflichtet, selbst wenn Sie mit dem jeweiligen Mitgliedsunternehmen keine vertragliche Beziehung eingegangen sind. So können Sie Ihre Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten, insbesondere jene gemäß §§ 7–9 der vorliegenden Erklärung, bei jedem Mitglied der Vanderbilt-Unternehmensgruppe direkt geltend machen. Darüber hinaus liegen zwischengesellschaftliche Vereinbarungen vor.

Wir weisen Sie hiermit auf Ihr Recht hin, aus Gründen, die aus Ihrer jeweiligen Situation entstehen, jederzeit Einspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne der zuvor genannten legitimen Interessen einzulegen. In diesem Fall dürfen wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende, rechtmäßige Gründe für eine weitere Verarbeitung vorbringen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten aufheben oder der Erhebung, Ausübung oder Verteidigung rechtmäßiger Ansprüche nachkommen.

Um Einspruch einzulegen, wenden Sie sich an:

Vanderbilt International GmbH

Borsigstr. 34

65205 Wiesbaden

Deutschland

email: gdpr-info@vanderbiltindustries.com

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in der Vanderbilt- Unternehmensgruppe richtet sich nach Art. 6 Absatz 1 (f) DSGVO, und zwar zusätzlich zur oben unter § 4 im letzten Satz erwähnten Rechtsgrundlage.

§ 6 Wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert (Speicherzeitraum)?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, oder – falls dies nicht der Fall ist – bis der Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfüllt ist.

Im Falle, dass ein Vertragsverhältnis mit Ihnen besteht, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten bis zum Ende des Vertrages und darüber hinaus, sofern wir gesetzlich oder bis zur Erfüllung unserer nachvertraglichen Pflichten unter der Geschäftsbeziehung dazu verpflichtet sind – wie beispielsweise zur Gewährleistung oder Inanspruchnahme einer Garantie oder zur Erhebung oder Widerlegung von gegen oder von uns erhobenen Ansprüchen.

Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ausschließlich auf Ihrer Einwilligung basiert, speichern wir diese so lange, bis der Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfüllt worden ist oder Sie Ihre Einwilligung zurückziehen, je nachdem, welches Ereignis zuerst eintritt, sofern wir nicht gesetzlich zu einer längeren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten verpflichtet sind.

Falls ein Mitglied der Vanderbilt-Unternehmensgruppe Teil einer Fusion, Übernahme, Neuorganisation, eines Vermögensverkaufs oder Bankrotts oder insolvent wird, kann es sein Vermögen ganz oder teilweise veräußern, übertragen oder weitergeben –einschließlich Ihrer Daten in Verbindung mit einer solchen Transaktion oder der Prüfung der Möglichkeit einer solchen Transaktion (z. B. Due Diligence). In diesem Fall benachrichtigen wir Sie diesbezüglich, ehe Ihre personenbezogenen Daten übertragen oder einer anderen Datenschutzrichtlinie unterworfen werden.

§ 7 Ihr Recht auf die Beantragung von Einsicht, Berichtigung oder Löschung sowie Übertragbarkeit der Daten

Wir weisen Sie hiermit auf Ihr Ihnen gesetzlich zustehendes Recht auf die Beantragung von Einsicht und Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten sowie die Unterbindung der Verarbeitung, den Erhalt diesbezüglicher Benachrichtigungen sowie den Einspruch gegen die Verarbeitung und Ihr Recht auf Datenübertragbarkeit hin.

Sofern Sie einen entsprechenden Antrag stellen, sind wir verpflichtet, Ihnen Einsicht in Ihre personenbezogenen Daten zu gewähren und Ihnen eine Kopie Ihrer verarbeiteten personenbezogenen Daten zukommen zu lassen. Falls wir trotz unserer Bemühungen, korrekte und aktuelle Daten zu pflegen, inkorrekte Daten gespeichert haben, haben wir dies auf Ihren Antrag hin unverzüglich zu korrigieren.

Um Ihr oben erwähntes Recht geltend zu machen, wenden Sie sich an:

Vanderbilt International GmbH

Borsigstr. 34

65205 Wiesbaden

Deutschland

email: gdpr-info@vanderbiltindustries.com

Wie weiter oben unter § 5 erwähnt, haben Sie das Recht, alle zuvor erwähnten Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten, sofern diese von einem anderen Mitglied der Vanderbilt-Unternehmensgruppe verarbeitet werden, beim entsprechenden Mitgliedsunternehmen geltend zu machen. Ihre Rechte bei uns bleiben dadurch unberührt.

§ 8 Ihr Recht auf den Rückzug Ihrer Einwilligung

Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Ihre Einwilligung hin geschieht, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zurückzuziehen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Rückzug der Einwilligung dadurch aufgehoben würde. Wenden Sie sich dafür an:

Vanderbilt International GmbH

Borsigstr. 34

65205 Wiesbaden

Deutschland

email: gdpr-info@vanderbiltindustries.com

§ 9 Ihr Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen

Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

einzulegen. Diese ist:

Der Hessische Datenschutzbeauftragte

Gustav-Stresemann-Ring 1

65189 Wiesbaden

Deutschland

Tel. 0611/1408-0

Fax 0611/1408-900 or -901

§ 10 Maßnahmen zum Schutz der von uns gespeicherten personenbezogenen Daten

Wir verpflichten uns zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. Um den Verlust oder eine unbefugte Nutzung der von uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu vermeiden, treffen wir umfassende technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, die regelmäßig überprüft und an den technischen Fortschritt angepasst werden. So setzen wir beispielsweise Firewalls, Datenverschlüsselungsverfahren sowie Maßnahmen zur Zutrittskontrolle und sogar physische Mittel ein, um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen. Eine aktuellere und ausführlichere Beschreibung der von uns getroffenen Sicherheitsmaßnahmen erhalten sie bei der Vanderbilt International GmbH in Wiesbaden.

Wir sind verpflichtet, Sie darauf hinzuweisen, dass weder im Vereinigten Königreich noch in den USA eine Angemessenheitsentscheidung der Europäischen Kommission bezüglich eines angemessenen Datenschutzniveaus vorliegt. Es kann sein, dass in diesen Ländern Ihre personenbezogenen Daten innerhalb der Vanderbilt- Unternehmensgruppe verarbeitet werden. Stattdessen richten wir uns in der Vanderbilt-Unternehmensgruppe an das EU-US Privacy Shield Framework sowie an die Standard-Datenschutzbestimmungen der Kommission. Sie können bei der Vanderbilt International GmbH in Wiesbaden jederzeit eine Kopie dieser Garantien zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten anfordern.

§ 11 Änderungen und Ergänzungen

Da es aufgrund von gesetzlichen Änderungen oder Änderungen an unseren internen Verfahren notwendig werden kann, die vorliegende Datenschutzerklärung abzuändern, behalten wir uns das Recht vor, dies gelegentlich zu tun. Sie können die Datenschutzerklärung in der aktuellsten Fassung jederzeit abrufen, abspeichern und ausdrucken, indem Sie diese Seite aufrufen (https://vanderbiltindustries.com/data-protection). Bitte schauen Sie regelmäßig vorbei.

Nordenstadt, im April 2018

[1] Datenschutz-Grundverordnung; VERORDNUNG (EU) 2016/679 DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz- Grundverordnung).